Ile kosztuje pusty kilometr w firmie transportowej

Nie zliczę, ile już powstało artykułów, postów i publikacji na temat kosztu każdego przejechanego kilometra. Mam do tego ambiwalentne odczucia, ponieważ każda osoba pisząca próbuje pokazać, jak dobrze zna strukturę kosztów. Niemniej życie zawsze weryfikuje te założenia i okazuje się, że nijak się mają do rzeczywistości TWOJEJ konkretnej firmy.

Nie będę próbował wymyślać koła na nowo. Nie odkryję tym wpisem Ameryki. Prawdopodobnie zdubluję i opiszę ponownie te same mechanizmy. Jednak na takim portalu jak TransportSięOpłaca, gdzie liczymy każdą złotówkę i każdy grosz, takiego artykułu nie może zabraknąć.

Zrobię to jednak w swoim stylu. Nie podam Wam jednej „właściwej” kwoty kosztu kilometra. Pokażę sposób, w jaki powinien myśleć każdy z Was. Jeżeli zrozumiecie mechanizm, koszt policzycie sami bez problemu.

Przykład liczbowy w dalszej części wpisu jest całkowicie wymyślony. Możecie też mieć wrażenie, że jest mało realny — i dobrze. Taki jest jego cel: wyostrzyć to, co najważniejsze, aby zwrócić Waszą uwagę.

Rozmowa z klientem: „W poprzedniej firmie było to jakieś 2 zł”

Zanim zacząłem pisać ten wpis, przypomniałem sobie klienta ze Skawiny, niedaleko Krakowa. Był spedytorem, który przez rok prowadził kilkanaście busów po kraju i chciał otworzyć własny biznes. Planował jeździć pod dużym operatorem po zachodniej Europie. Nasze drogi zeszły się w momencie, kiedy potrzebował tylko i aż zarządzającego transportem.

Po sformalizowaniu współpracy zapytałem go, czy już policzył swój koszt kilometra. Powiedział, że nie, bo nie ma jeszcze czego liczyć. W poprzedniej firmie było to „jakieś 2 zł”, a skoro teraz dostał ofertę 2,50 zł za każdy kilometr, to powinno się spinać.

Zaniemówiłem. Chwila ciszy w słuchawce. Zapytałem, jak duża była poprzednia firma. Usłyszałem, że nie taka duża — jakieś 120 busów. Ale to tylko część, bo reszta była skierowana pod inną robotę.

Na tym skończę przytaczanie tej rozmowy. Klient nie chciał rozmawiać o rozwiązaniach, które stworzyłem dla nowych przedsiębiorców. Nie miał biznesplanu. Miał środki, które chciał „zainwestować”, i chciał zarabiać więcej u siebie — dla siebie.

Jak skończy się ta historia, dowiem się pewnie za trzy–sześć miesięcy. Obawiam się przede wszystkim o płynność tej firmy. Jeśli pojawią się rozliczenia w split paymencie, dostęp do części wpływów będzie ograniczony do sposobów wykorzystania środków z rachunku VAT [2]. To trzeba uwzględnić w planie, zanim pierwszy brak gotówki zaskoczy właściciela.

Nie można przyjmować cudzych kosztów jako swoich i liczyć, że będzie się opłacać. W ten sposób ten rynek nigdy nie wyjdzie na prostą. Ale o tym jeszcze kiedy indziej.

Zapraszam do krótkiego tutoriala — chyba dobre określenie — na prostym przykładzie.

Auto zrobiło 10 tysięcy kilometrów. Zlecenia były, kierowca pracował, faktury zostały wystawione. Mimo tego miesiąc kończy się stratą. Jedną z przyczyn może być różnica między kilometrami, które przejechałeś, a kilometrami, za które klient zapłacił.

Jeśli porównujesz stawkę ze zlecenia z kosztem jednego przejechanego kilometra, sprawdź, czy oba wyniki dotyczą tej samej podstawy. Puste dojazdy i powroty potrafią zmienić opłacalność całego miesiąca.

Oddziel pusty przebieg od kilometra rozliczanego z klientem

Pusty kilometr oznacza jazdę bez ładunku. Kilometr rozliczany z klientem wynika z umowy. Te liczby mogą się różnić: kontrakt może obejmować również puste przejazdy, a część kilometrów z ładunkiem może przekraczać dystans przyjęty do rozliczenia.

Dlatego zbieraj osobno przebieg rzeczywisty, przebieg bez ładunku i kilometry uznane do zapłaty. Przy wynagrodzeniu za kurs zacznij od całej kwoty przychodu oraz całego przebiegu potrzebnego do wykonania zlecenia.

Przykład jednego auta i dwóch różnych stawek

Przyjmijmy uproszczony model miesięczny. Klient płaci wyłącznie za kilometry z ładunkiem. Kwoty są netto, a wynik liczymy przed podatkiem dochodowym. To dane do pokazania mechanizmu, a nie średnie ceny rynkowe.

Koszty stałe obejmują w tym modelu utrzymanie i finansowanie pojazdu, miesięczny koszt kierowcy oraz udział kosztów obsługi firmy. W kosztach zmiennych uwzględniamy paliwo, opłaty drogowe i eksploatację zależną od przebiegu. Podział na koszty stałe i zmienne pomaga ocenić, które koszty zmienią się wraz z pracą auta [1].

Koszt przejechanego kilometra wynosi 4,40 zł: 44 000 zł kosztów rozłożone na 10 000 km. Stawka 5,00 zł może więc wyglądać dobrze. Jednak przychód za 8 000 km wyniesie 40 000 zł. W przyjętym modelu miesiąc kończy się stratą 4 000 zł.

Aby pokryć 44 000 zł kosztów przy 8 000 km rozliczanych z klientem, potrzebujesz 5,50 zł za taki kilometr. To próg pokrycia kosztów z przykładu. Docelowa stawka musi jeszcze zapewnić planowany zysk.

Rozróżnij koszt przejazdu i udział w kosztach miesiąca

W naszym przykładzie 2 000 pustych kilometrów generuje 5 600 zł kosztów zmiennych. Ta kwota pokazuje koszt ich przejechania przy założonej średniej 2,80 zł/km. Na konkretnej trasie trzeba uwzględnić jej rzeczywiste spalanie i myto.

Jeśli przypiszesz pustym kilometrom także proporcjonalną część kosztów stałych, otrzymasz 8 800 zł: 2 000 km po 4,40 zł. To podział już policzonych 44 000 zł kosztów miesiąca. Nie dodawaj tej kwoty ponownie do kosztów.

Usunięcie pustego odcinka nie oznacza automatycznie oszczędności 8 800 zł. Część kosztów stałych nadal pozostanie. Jeśli jednak ograniczysz 1 000 zbędnych kilometrów bez utraty przychodu i bez nowych kosztów, model wskazuje poprawę wyniku o 2 800 zł.

Oceń powrót razem z dodatkowym czasem i dojazdem

Ładunek powrotny może poprawić wynik, ale sprawdź cały przebieg i czas jego obsługi. Dojazd na załadunek, objazd oraz oczekiwanie mogą zwiększyć koszt i opóźnić kolejne zlecenie.

Porównaj przychód z powrotu z dodatkowymi kosztami, które rzeczywiście wywoła. Uwzględnij też wpływ na następny kurs. Powrót po niskiej stawce może pomóc pokryć część kosztów stałych, jeśli auto i tak musiałoby wracać tą trasą. Cały miesiąc nadal musi jednak pokrywać pełne koszty firmy.

Zrób pierwszy pomiar na jednym samochodzie

Wybierz zamknięty miesiąc i zestaw dane dotyczące jednego auta. Potrzebujesz przebiegu z licznika lub telematyki, zleceń oraz kosztów przypisanych do tego samego okresu. Przy kilku pojazdach rozdziel koszty wspólne według spójnej zasady, na przykład liczbą aut dla administracji i rzeczywistym użyciem dla wydatków operacyjnych.

Policz udział pustych przebiegów, dzieląc kilometry bez ładunku przez cały przebieg. Następnie oblicz średni przychód na przejechany kilometr oraz koszt na przejechany kilometr. Porównanie tych dwóch wartości pozwoli zobaczyć, czy praca auta pokrywa jego koszty.

W przykładzie udział pustych przebiegów wynosi 20%. Przychód na cały przejechany kilometr to 4,00 zł, a koszt to 4,40 zł. Różnica 0,40 zł na 10 000 km daje tę samą stratę 4 000 zł. Sama liczba 20% nie rozstrzyga o rentowności: znaczenie mają również stawka i warunki kontraktu.

Potem sprawdź trasy z największą liczbą kilometrów bez zapłaty. Ustal, które dojazdy można skrócić, gdzie warto szukać powrotu i przy których zleceniach trzeba zmienić cenę. Wynik kontroluj na danych z kolejnego miesiąca.

Sprawdź koszt swojego kilometra

Zacznij od swoich danych i kalkulatora rentowności TSO. Pomoże Ci oszacować koszt własny i stawkę docelową. Jeśli chcesz sprawdzić wynik na dokumentach oraz ustalić kolejność zmian, umów rozmowę o audycie.