Tachografy w busach od 1 lipca 2026. Czy transport nadal się opłaci?

W lutym 2026 r. zrobiłem akcję zimnych telefonów. Wybierałem firmy transportowe z województwa śląskiego — tak akurat wybrałem. Jeżeli z profilu firmy wynikało, że ma wyłącznie auta do 3,5 tony, dzwoniłem z propozycją szkolenia kierowców i montażu tachografów.

Montaż miał być zaplanowany bliżej lipca. Chodziło o wcześniejsze wpisanie się w kolejkę i ustalenie ceny urządzenia. Żeby załatwić temat z wyprzedzeniem, zamiast szukać wolnego terminu tuż przed wejściem obowiązku.

50 telefonów i ani jednej współpracy

Na 50 telefonów udało mi się umówić 4 spotkania i przedstawić 3 oferty. Ostatecznie nikt nie zdecydował się na współpracę ani wcześniejsze zarezerwowanie montażu. Konwersja do współpracy: 0%. Rozmowy były. Oferty były. Decyzji zabrakło.

Świadomość? Tutaj już nieco więcej. Część przewoźników wiedziała o zmianach i o tym, że obowiązek ich obejmie. W podejściu do tematu dominowało jednak „jakoś to będzie”. Chcieli, ale woleli zaczekać. No właśnie, tylko na co?

W międzyczasie wybuchł kolejny konflikt i znów nic nie było tak pewne jak wczoraj. Pozostali mówili wprost, że zamkną biznes, bo po zmianach transport nie będzie im się opłacał.

Rezultat odkładania decyzji widzę dziś w ogromnych kolejkach do montażu tachografów. Wzrost cen szacuję na około 10%. To moja ocena sytuacji na rynku, a nie wynik ogólnopolskiego badania cen. Do tego dochodzi czas potrzebny na wyrobienie kart kierowców w PWPW. Wniosek o kartę również trzeba uwzględnić w przygotowaniach.

Ta akcja pokazała mi, jak duża może być odległość między wiedzą o zmianie a podjęciem decyzji. Pierwszy lipca jest coraz bliżej. Przejdźmy więc do konkretów: kogo obowiązek obejmie, co trzeba przygotować i jak może zmienić się rachunek Twojej firmy.

Kogo obejmie obowiązek od 1 lipca 2026 r.?

Chodzi o przewóz rzeczy w transporcie międzynarodowym lub kabotażu, gdy DMC pojazdu wraz z ewentualną przyczepą albo naczepą przekracza 2,5 tony. Nowa grupa to pojazdy i zestawy powyżej 2,5 t do 3,5 t. Decyduje dopuszczalna masa całkowita, a nie masa ładunku przewożonego danego dnia. [1, 2]

W potocznym „busy do 3,5 tony” mieści się więc kilka różnych sytuacji. Poniższe przykłady dotyczą zwykłego zarobkowego przewozu rzeczy, bez szczególnych wyłączeń. Mówimy o zakresie przepisów unijnych; przy trasach wychodzących poza UE, EOG i Szwajcarię trzeba osobno sprawdzić reżim AETR. [2, 4]

Jest też wyłączenie dla pojazdów lub zestawów powyżej 2,5 t i do 3,5 t używanych do przewozu rzeczy na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, bez zarobkowego charakteru przewozu, gdy prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia tej osoby. Te warunki muszą być spełnione łącznie. Sam przewóz własnego towaru nie rozstrzyga sprawy. [2]

Podstawowa zmiana została przyjęta w Pakiecie Mobilności w 2020 r. Datę 1 lipca 2026 r. wpisano do rozporządzenia 561/2006. Nie jest to dopiero rozważany pomysł. Dla objętych obowiązkiem busów wymagany będzie inteligentny tachograf drugiej generacji, wersji drugiej — G2V2. [2, 3]

Jak zmieni się planowanie jazdy i odpoczynku?

Wraz z objęciem przepisami 561/2006 trzeba planować pracę z uwzględnieniem limitów jazdy, przerw i odpoczynków. Najważniejsze zasady dla zwykłej pojedynczej obsady wyglądają tak: [4]

Istnieją też skrócone odpoczynki tygodniowe, ale ich warunki i rekompensaty trzeba uwzględnić osobno w grafiku. Czas jazdy i czas pracy to różne wielkości. Załadunek, rozładunek oraz inne czynności mogą być pracą, mimo że auto stoi. [4]

Dla spedytora to bardzo konkretna zmiana: obietnica dostawy musi się zmieścić w realnym grafiku kierowcy. Opóźniony załadunek może przesunąć cały kurs. Wtedy przy wycenie zaczyna mieć znaczenie nie tylko odległość, ale również czas zajęcia auta.

Co trzeba przygotować w firmie?

Najpierw ustal, które auta i przewozy podlegają obowiązkowi. Dla tych pojazdów przygotuj montaż i kalibrację G2V2 w uprawnionym warsztacie, karty kierowców oraz kartę przedsiębiorstwa. Zaplanuj też instruktaż obsługi: rejestrowanie jazdy, innej pracy, dyspozycyjności i odpoczynku oraz wymagane wpisy ręczne. Przedsiębiorstwo ma obowiązek zapewnić kierowcom odpowiednie przeszkolenie i instrukcje oraz kontrolować właściwe używanie tachografów. [3, 5]

Do tego dochodzi pobieranie i przechowywanie danych. Maksymalne odstępy wskazane w przepisach wynoszą 28 dni dla danych z karty kierowcy oraz 90 dni dla danych z jednostki pojazdowej; przy ich wyliczaniu uwzględnia się dni zarejestrowanej działalności. Harmonogram pobrań ma zapewniać brak utraty danych. [6]

W kosztach uwzględnij urządzenie, montaż, przestój związany z instalacją, karty i bieżącą obsługę danych. Zbierz własne oferty. Jedna kwota znaleziona w internecie nie będzie budżetem dla każdego auta i każdej firmy.

Mniej kilometrów, ten sam leasing. Policzmy mechanizm

Najpierw sprawdziłbym, ile płatnych kilometrów da się wykonać po ułożeniu zgodnego grafiku. Potem dopiero ustalałbym stawkę. W przeciwnym razie można poprawnie zamontować tachograf i nadal nie mieć pomysłu, jak pokryć koszty miesiąca.

Poniżej wymyślony model do pokazania zależności. Przyjmuję spadek kilometrów rozliczanych z klientem o 20%. To założenie przykładu, a nie prognoza wpływu przepisów na każdą firmę. Koszty stałe pozostają na poziomie 12 000 zł miesięcznie. Nie liczymy tu paliwa, myta, pozostałych kosztów zmiennych, nowych kosztów wdrożenia ani zysku.

Przy mniejszej liczbie płatnych kilometrów udział kosztów stałych rośnie o 0,30 zł na kilometr, czyli o 25%. Przebieg zmalał o 20%, a ten składnik kosztu jednostkowego wzrósł o 25%. To nadal tylko część pełnej stawki potrzebnej do pokrycia kosztów.

W Twojej firmie przebieg może zmienić się inaczej albo pozostać podobny. Jeżeli dotychczasowy grafik już uwzględniał takie limity, efekt będzie inny niż przy pracy opartej na bardzo długiej jeździe. Sprawdź też udział pustych dojazdów, oczekiwanie i sposób płacenia za postój. Mechanizm liczenia kilometrów rozwinąłem w artykule o kosztach pustych przebiegów.

Co zrobiłbym przed pierwszym lipca?

Wziąłbym jeden reprezentatywny samochód i ułożył jego pracę na dwa tygodnie. Z trasami, załadunkami, przerwami, odpoczynkami i powrotem. Następnie sprawdziłbym, ile płatnych kilometrów ten plan rzeczywiście daje oraz jakie koszty generuje.

Do rozmowy z klientem poszedłbym z konkretną kalkulacją: jak wygląda dotychczasowa usługa, jakie terminy są wykonalne i ile kosztują różne warianty. Przygotowanie urządzenia oraz przygotowanie rentownego modelu pracy powinny iść równolegle.

Tachograf będzie rejestrował pracę kierowcy. Opłacalność tej pracy nadal trzeba policzyć w firmie. Od tego zacząłbym przygotowania.

Moja prognoza: pierwszy rachunek zobaczymy po kwartale

Rynek znów się zmieni. W mojej ocenie się skurczy i zostaną najsilniejsi. Siłę mierzyłbym tu przede wszystkim zapałem i determinacją. Sama liczba aut nie załatwi sprawy. Bez tego zapału każdy transportowiec prędzej czy później się podda.

To oczywiście moja prognoza. Rezultaty zmian i ich konsekwencje zobaczymy, jak sądzę, po pierwszym kwartale od wejścia obowiązku. Kiedy spłyną płatności za kursy wykonane na nowych zasadach, pojawią się pierwsze kontrole i dołki finansowe, a stawka za fracht zacznie się normować.

Wtedy będzie można sprawdzić na własnych liczbach, ile firma zarobiła, ile gotówki zostało i czy nowy sposób pracy rzeczywiście się spina. Bo na końcu leasing, wynagrodzenia i rachunki trzeba zapłacić. Zapał i determinacja będą potrzebne również do tego, żeby ten rachunek uczciwie policzyć i wyciągnąć z niego wnioski.