Pakiet Mobilności po ludzku. Rozliczenia kierowców przed zmianami i dziś

Jeszcze nie tak dawno niższy koszt zatrudnienia był jednym z atutów polskiego przewoźnika na europejskim rynku. Dla właściciela firmy oznaczało to większą swobodę przy ustalaniu stawki i więcej miejsca na zarobek. Z perspektywy kierowcy ta sama sytuacja mogła wyglądać już inaczej.

Kierowca patrzył przecież również na to, czy wypłata odpowiada jego pracy i odpowiedzialności oraz od jakiej kwoty naliczane są składki. Wynagrodzenie i należności za podróż służbową rozliczano oddzielnie. Diety i ryczałty za nocleg, przy spełnieniu warunków i do określonych limitów, nie wchodziły do podstawy składek społecznych. Było to rozwiązanie przewidziane w przepisach, ale suma otrzymywana przez kierowcę nie musiała odpowiadać kwocie, od której naliczano składki. [3]

Pakiet Mobilności miał pomóc poprawić warunki pracy kierowców i uporządkować konkurencję na rynku. Mówimy przy tym o kilku unijnych regulacjach, do których doszły zmiany polskich przepisów. [1, 2] Z perspektywy części polskich przedsiębiorców oznaczało to wzrost kosztów zatrudnienia oraz więcej obowiązków przy rozliczaniu pracowników.

Co zmieniło się jeszcze? W mojej ocenie wzrosło zapotrzebowanie na firmy, które pomagają analizować czas pracy i rozliczać wynagrodzenia kierowców. Takie usługi istniały wcześniej, ale bardziej skomplikowane zasady zwiększyły ich znaczenie. Dla przewoźnika to często kolejny abonament albo faktura, która wraca miesiąc w miesiąc.

A jak wyglądają dzisiejsze realia? Mam poczucie, że sama zmiana przepisów nie rozwiązała wszystkich problemów. Rozliczenie na papierze, pasek wypłaty i rzeczywisty przelew powinny opowiadać tę samą historię. Niestety, nie zawsze tak jest. Kierowca powinien móc sprawdzić, jak policzono jego wynagrodzenie i czy otrzymał całość należnej kwoty.

Jedno jest dla mnie jasne: te obowiązki oznaczają dla firmy konkretny koszt. Ktoś musi zebrać dane, sprawdzić godziny, policzyć wynagrodzenie i zadbać o dokumenty. Jeżeli robi to zewnętrzna firma, przychodzi faktura. Jeżeli robimy to sami, płacimy swoim czasem. Stawka za fracht nie rośnie od tego automatycznie. Przewoźnik musi uwzględnić te wydatki we własnej kalkulacji.

Przejdźmy więc przez to spokojnie. Skąd wziął się Pakiet Mobilności? Jak wyglądało rozliczenie przed zmianami, a jak wygląda dziś? I co można poukładać w firmie, żeby kierowca rozumiał swoją wypłatę, a przewoźnik znał rzeczywisty koszt zlecenia?

Skąd wziął się Pakiet Mobilności?

Pierwsze propozycje Komisja Europejska przedstawiła 31 maja 2017 r. Po kilku latach negocjacji przyjęto zasadnicze przepisy z 15 lipca 2020 r. Miały poprawić warunki pracy kierowców, ujednolicić część zasad i ograniczyć nieuczciwą konkurencję. W tle były między innymi długie pobyty poza domem oraz firmy, których siedziba istniała przede wszystkim w dokumentach. [1, 2]

Pod nazwą „Pakiet Mobilności” mieszczą się różne sprawy: jazda i odpoczynek, dostęp do rynku przewozów, kabotaż oraz delegowanie kierowców. W Polsce doszły do tego zmiany w wynagrodzeniach, składkach i podatku. Poszczególne rozwiązania zaczęły działać w różnych terminach. To właśnie dlatego starszy artykuł może dobrze opisywać jeden etap, ale nie wyjaśniać obecnego rozliczenia.

Jak rozliczaliśmy kierowców wcześniej, a jak robimy to dziś?

Zacznijmy od zatrudnionego kierowcy ciężarówki wykonującego przewozy międzynarodowe. Tak zawężam przykład, ponieważ przy busach, pracy wyłącznie w kraju czy innym sposobie zatrudnienia trzeba osobno sprawdzić zakres przepisów.

Do 1 lutego 2022 r. wyjazd kierowcy mógł być podróżą służbową. Obok wynagrodzenia rozliczano rzeczywiste należności za podróż, w tym diety i koszty noclegu. W granicach właściwych przepisów kwoty te korzystały z wyłączeń składkowych i podatkowych. Sposób naliczenia zależał także od przyjętych w firmie zasad. [3, 4]

Od 2 lutego 2022 r. zmieniła się kwalifikacja pracy kierowcy międzynarodowego objętego tymi przepisami. Pojawił się model wynagrodzenia rozliczanego z wyłączeniami związanymi z pobytem za granicą. Początkowo wykorzystywano zagraniczne stawki diet. W sierpniu 2023 r. wprowadzono mechanizm 60 euro dla składek i 20 euro dla podatku. [3, 5]

Zmiana ma znaczenie także przy rozmowie z kierowcą. Warto jasno ustalić gwarantowane wynagrodzenie, dodatki i zasady zwrotu kosztów. Dzięki temu obie strony rozumieją, co składa się na miesięczne rozliczenie.

Pokażmy to na liczbach

Przyjmijmy 20 pełnych, kwalifikujących się dni za granicą i umowny kurs 4,30 zł za euro. Dla dawnego modelu wybierzmy Niemcy i stosowaną w przykładzie historyczną dietę 49 euro. Zakładamy pełne diety, bez pomniejszeń za zapewnione posiłki. Dla obecnego modelu przyjmujemy kierowcę objętego mechanizmem 60/20 euro. [4, 5]

Żeby dało się zobaczyć różnicę w konstrukcji rozliczenia, w obu kolumnach ustawiam tę samą umowną sumę 15 000 zł przed potrąceniami. W dawnej kolumnie jest to suma wynagrodzenia brutto i diety. W obecnej — wynagrodzenie brutto. To założenie porównania; nie oznacza jednakowej wypłaty netto ani jednakowego kosztu pracodawcy.

Widać różnicę: dawniej 4 214 zł było wypłacaną dietą. Dzisiaj 5 160 zł i 1 720 zł służą do ustalenia składek oraz podatku od wynagrodzenia. Te dwie obecne kwoty nie są dodatkowymi pieniędzmi do doliczenia do wypłaty. Nie odejmujemy ich też razem od kosztu kierowcy.

Jest jeszcze ograniczenie. W 2026 r. kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia używana w tym mechanizmie wynosi 9 420 zł. Jeżeli przychód przekracza ten próg, odliczenie 60 euro nie może obniżyć podstawy składek poniżej niego. Przy przychodzie nieprzekraczającym progu tego odliczenia się nie stosuje. [5, 6]

Dlatego przy 12 000 zł przychodu i tych samych 20 dniach samo odejmowanie dałoby 6 840 zł. W opisanym modelu podstawą składek byłoby jednak 9 420 zł. To ma znaczenie przy kalkulacji kosztu zatrudnienia.

Przykład pokazuje konstrukcję rozliczenia. Pomijam noclegi, inne zwroty, pozostałe dodatki i ograniczenia. Nie obliczam tu pełnej podstawy PIT, składki zdrowotnej ani wypłaty netto. W rzeczywistym miesiącu potrzebne są właściwe kursy, dane o pobycie i pełna lista płac. Dopiero ona pozwala porównać, ile otrzymuje kierowca i ile wydaje firma.

Wirtualne diety — co właściwie nam dają?

Ta nazwa została w branży, bo łatwo się nią posługiwać. Chodzi o możliwość zastosowania odpowiednich wyłączeń przy rozliczeniu wynagrodzenia. Żeby je policzyć, potrzebujemy rzetelnych danych o pobycie za granicą. Przy krótszych pobytach uwzględnia się części kwot. Urlop wypoczynkowy, choroba i urlop bezpłatny nie są kwalifikującymi się okresami. [5]

Dla przewoźnika to jeden z elementów prawidłowej kalkulacji. Warto z niego korzystać tam, gdzie przepisy pozwalają. Obok tego nadal trzeba uwzględnić godziny pracy, dodatki, wymagane wynagrodzenie w państwie delegowania i rzeczywiste koszty organizacji przewozu.

Przy busach sprawdzamy zakres osobno. Ustawa o czasie pracy kierowców zawiera w art. 22 wyłączenia dotyczące wskazanych przewozów pojazdami lub zestawami do 3,5 t. Sam obowiązek tachografu od lipca 2026 r. nie przesądza więc o stosowaniu mechanizmu 60 euro. Zwolnienie PIT ma własną podstawę. Nie przenosiłbym rozliczenia ciężarówki na busa bez sprawdzenia tych warunków. [5]

Ta sama granica, różne rozliczenie przewozu

Wyobraźmy sobie polską firmę. Jeden kierowca jedzie z Polski do Niemiec. Drugi wozi towar z Niemiec do Francji. Trzeci realizuje przewóz między dwoma punktami w Niemczech. Wszystkie auta są za granicą, ale rodzaj przewozu jest inny.

Przy delegowaniu trzeba zapewnić wymagane warunki zatrudnienia, w tym właściwe wynagrodzenie państwa przyjmującego. Zgłoszenie przygotowuje się przez portal IMI. Dodatkowe załadunki w przewozach dwustronnych oraz puste przejazdy wymagają osobnej kwalifikacji. Do rozliczenia przydaje się więc opis kolejnych operacji, a nie tylko lista odwiedzonych państw. [7]

Co jeszcze zmieniło się po drodze?

Od lutego 2022 r. przy kabotażu trzeba uwzględniać czterodniowy okres wyłączenia kolejnego kabotażu tym samym pojazdem w tym samym państwie. Podstawowa reguła do trzech operacji w ciągu siedmiu dni istniała już wcześniej. Czterodniowy okres nie oznacza obowiązkowego postoju auta. Terminy liczy się według zasad unijnych, również z uwzględnieniem weekendów i świąt. [8]

4 października 2024 r. TSUE uchylił obowiązek powrotu pojazdu do bazy co osiem tygodni. Organizowanie powrotów kierowcy pozostało. Zasadniczo firma ma umożliwiać powrót w każdym okresie czterech kolejnych tygodni; przy dwóch kolejnych skróconych odpoczynkach tygodniowych potrzebny jest wcześniejszy powrót. Regularny odpoczynek tygodniowy odbywa się poza pojazdem, a odpowiednie zakwaterowanie finansuje pracodawca. [2, 9]

Warto przy tym uwzględnić indywidualną decyzję kierowcy o miejscu odpoczynku. Aktualne wyjaśnienia Komisji opisują taką możliwość. Firma powinna jednak aktywnie organizować powrót, zamiast opierać całą sprawę na ogólnej rezygnacji podpisanej na przyszłość. [9]

Dla firm jeżdżących busami ważna była także zmiana od 21 maja 2022 r.: zezwolenie i licencja wspólnotowa dla zarobkowych przewozów międzynarodowych pojazdami lub zestawami powyżej 2,5 do 3,5 t DMC. Doszły kolejne etapy wymiany tachografów, a od 1 lipca 2026 r. nowe zasady jazdy, odpoczynku i tachografów dotyczą określonych międzynarodowych i kabotażowych przewozów rzeczy pojazdami lub zestawami powyżej 2,5 t DMC. Ten temat szerzej opisałem w artykule o tachografach w busach. [10]

Jak to poukładać w swojej firmie?

Zacząłbym od jednego samochodu i jednego miesiąca. Zebrałbym trasy, zlecenia, czas pracy, wynagrodzenie oraz koszty powrotów i zakwaterowania. To wystarczy, żeby zobaczyć, gdzie brakuje danych i z czym firma najczęściej ma problem.

Potem ustaliłbym prosty obieg informacji. Kierowca przekazuje dokumenty na bieżąco. Spedytor opisuje kolejne operacje. Osoba rozliczająca ma czas sprawdzić pobyt, delegowanie i płace. Właściciel otrzymuje pełny koszt zatrudnienia, który może uwzględnić przy wycenie.

Może pomóc program do analizy czasu pracy i wynagrodzeń albo zewnętrzne biuro rozliczeniowe. Uzgodniłbym z nim konkretnie, kto sprawdza rodzaj przewozu, aktualne wymagania płacowe i kompletność dokumentów. Taki podział pracy ogranicza sytuacje, w których każdy zakłada, że temat sprawdziła druga osoba.

W grafiku uwzględniłbym powroty kierowców, odpoczynki i kabotaż. Dopiero wtedy policzyłbym rentowność całego cyklu: także puste dojazdy, oczekiwanie i dni zajęcia auta. Przy porównywaniu dwóch zleceń sama stawka za kilometr potrafi niewiele powiedzieć. Więcej o tym, jak liczę przebiegi, znajdziesz we wpisie o koszcie pustego kilometra.

Warto też prawidłowo rozliczać rzeczywiste wydatki. Przepisy przewidują określone zwroty kosztów noclegu, dojazdu do miejsca rozpoczęcia przewozu i innych niezbędnych wydatków. Każdy z nich ma swoje warunki. To osobny element rozliczenia obok wyłączeń 60 i 20 euro. [5]

Elektroniczne winiety i rozwiązania EETS mogą z kolei uprościć obsługę opłat drogowych. Tu sprawdzamy zasięg usługi, aktywację kraju, dane pojazdu i ważność produktu. To kolejna pozycja kosztowa, którą dobrze przypisać do auta lub trasy. [11]

Co o tym myślę?

Rozumiem, że po kolejnej zmianie przepisów można mieć dość. Firma ma przecież dowieźć towar, zapłacić ludziom i utrzymać samochody. Do tego dochodzi rozliczenie, którego zasad nie zawsze da się wyjaśnić w dwóch zdaniach. Koszt tej obsługi musi trafić do kalkulacji, bo dodatkowe obowiązki same nie podnoszą stawki za fracht.

W mojej ocenie porządek w danych będzie coraz bardziej pomagał przewoźnikom. Łatwiej wtedy ocenić nowe zlecenie, porozmawiać z kierowcą i wyjaśnić klientowi, skąd bierze się cena usługi. Spodziewam się też, że firmy będą uważniej dobierały relacje i sposób organizacji pracy do swoich możliwości. To moja ocena kierunku zmian, a nie pewna prognoza dla całego rynku.

Nie zaczynałbym od przebudowy wszystkiego naraz. Wziąłbym jeden miesiąc, sprawdził jedno rozliczenie i porównał plan z rzeczywistością. Z tego często wynika już konkretna decyzja: poprawić obieg dokumentów, zmienić grafik albo inaczej wycenić postój.

Właśnie tak chciałbym podchodzić do Pakietu Mobilności na TransportSięOpłaca. Rozumieć zasady, dobrze rozliczać pracę i sprawdzać na własnych liczbach, które przewozy dają firmie wynik.